On court tous derrière le temps. Tout le temps. Tous sauf Laodis Menard, le directeur de Pareto, notre start-up studio. Ça tombe bien, il nous explique tout de sa manière de tenir tête à Chronos.
Des bancs de l’école à ceux de l’open space, nos professeurs et N+1 n’ont de cesse d’optimiser notre rapport au temps. En entreprise, la liste d’expressions toutes faites attestant de l’importance du sujet est longue : on fait des “to-do”, on a des projets dans le “pipe”, à faire “asap” pour ne pas être “charrette” (ça vous parle ?^^)… si bien que l’on se demande parfois si le matraquage de cette novlangue ne traduit pas une obsession contemporaine un brin malsaine pour une productivité toujours accrue.
Pour Laodis Menard, le directeur de notre start-up studio Pareto, ça n’est pas aussi simple ! Laodis croit que l’on peut s’intéresser aux enjeux de time management sans pour autant avoir pour objectif d’être sacré meilleur employé du mois, ou transformer ses équipes en chaînes de production fordistes. Selon lui, l’enjeu d’un usage efficace de notre temps va bien au-delà de notre productivité en entreprise. Il touche à notre épanouissement individuel, en ce qu’il nous permet de mener à bien tous nos projets, professionnels et personnels.
C’est pour cela que nous l’avons interrogé. Pour comprendre, à travers son expérience, les meilleures méthodes de time management et leurs bénéfices.
Comment optimiser son temps en 3 étapes ?
Comme beaucoup, Laodis a commencé à s’intéresser aux méthodes d’optimisation de son temps parce qu’il avait l’impression qu’il en manquait. Partant de ce constat, celui qui n’a de cesse de chercher des solutions à ses problèmes (comme les nôtres) a décidé d’agir sur 3 niveaux.
1. Trouver l’outil le plus adapté
Cette recherche a constitué la première étape dans sa tentative d’optimisation du temps : trouver un outil où il pourrait tout centraliser et organiser toute l’information qu’il souhaitait, pro et perso. Un outil qui permette de classer des tâches, poser des idées… Bref, quelque chose qui permette de tout faire, et à cet égard Laodis a plus que trouvé son bonheur avec Notion. NDLR : Ceci n’est en aucun cas un article sponsorisé ;). L’app qui existe depuis 2013 et qui se définit comme un “all-in-one workspace” tient sa promesse. Prise de notes, utilitaire de base de données, gestion de projet, transfert de fichiers, elle permet de tout faire et sa prise en main est plutôt facile. L’app a d’ailleurs été sa plus grande alliée quand il a s’agit de mettre en place les principes de la vision GTD (pour Getting Things Done de David Allen). Le principe ? 5 étapes (saisir, clarifier, planifier et agir) pour prioriser ses tâches.
L’étape de clarification, notamment, est importante : le fait d’avoir des tâches ponctuées de verbes d’action clairs permet de s’entendre au préalable sur le livrable attendu et ainsi de gagner du temps.
Et pour tout savoir de comment Laodis s’organise et utilise Notion (et comment cela lui a permis d’augmenter sa productivité), c’est par ici.
2. Optimiser les outils existants
C’est peut-être l’étape la plus souvent ignorée. On cherche davantage à trouver de nouveaux outils pour optimiser son temps alors que l’essentiel du travail d’optimisation se fait sur les applications qu’on utilise tout au long de la journée. Pour certaines apps très utilisées, les gains potentiels de productivité sont parfois énormes. Et cela crée même du business… il y a des boîtes dont le seul pitch est d’augmenter la productivité de votre temps passé sur Google Chrome de 30% !
Pour Laodis, ce qui a été décisif dans l’optimisation des outils existants, c’est la gestion de ses emails. Selon une étude du Radicati Group sur les mails en entreprise, les employés reçoivent en moyenne 88 mails par jour et en envoient 34, parmi eux seuls 12 sont considérés comme des spams. Si l’on considère, en plus, qu’il faut en moyenne 64 secondes pour reprendre son travail au même rythme que lorsque l’on s’est arrêté après la lecture d’un mail , alors on réalise que ça fait quand même pas mal de temps perdu !
Une des méthodes les plus plébiscitées pour essayer d’adresser ce problème des mails : l’Inbox zero. Développée par Merlin Mann, la méthode consiste à réduire au maximum le nombre de mails inutiles que l’on reçoit. Cela rend davantage possible de répondre et d’archiver tous ses mails en fin de journée au lieu d’éviter les mails assommants auxquels on répond 3 jours après (et en plus c’est bon pour la planète) !
Pour l’aider dans ce tri des mails qu’il reçoit, Laodis a opté pour SuperHuman et il adore ! L’abonnement à 29 dollars mensuels a de quoi être dissuasif au premier abord, mais force est de constater qu’il les vaut. Déjà, l’app fait le pari de ne plus vous faire utiliser votre souris et vous apprend à utiliser les raccourcis claviers et vous gronde (littéralement ! 😅) quand vous ne les utilisez pas. Ensuite, elle dispose de superbes fonctionnalités comme la fonction snooze qui vous permet en un clic de faire disparaître un mail pour le traiter en fonction de son urgence et quand votre to-do le permettra. Pratique pour finir avec la boîte mail vide en fin de journée !
3. Optimiser son agenda
C’est peut-être l’étape la plus difficile car elle dépend vraiment des goûts et des préférences de chacun. Là encore, Laodis a pu étayer sa réflexion par un livre, celui de Nir Eyal. Dans Hooked, il crée une typologie des travaux que l’on réalise. Selon lui, il existe un “offensive work”, travail où l’on est moteur, où nous contactons directement les collaborateurs et un “defensive work”, un travail davantage subi. Pour un planning sain, il faut trouver un équilibre entre ces deux formes de travail, un équilibre qui d’ailleurs, doit naturellement plus pencher vers l’offensive.
C’est ce qu’a fait Laodis et de manière très précise. Par exemple, ayant beaucoup de mal à écrire ses newsletters l’après-midi, il se réserve des plages horaires le matin pendant lesquelles il désactive toutes les notifications pour écrire avec un cerveau qui tourne à plein régime. Grégoire Gambatto, que vous connaissez sûrement, a d’ailleurs opté pour la même solution puisqu’il conseille fortement aux collaborateurs de son entreprise de se planifier des moments “0 notifs” pour favoriser une concentration maximale. Preuve que ce n’est pas impossible d’appliquer ces principes de Time Management à l’échelle d’une entreprise, à condition que tout le monde y croit et joue le jeu.
Une discipline qui est tout sauf un carcan
Alors peut-être que vous avez des doutes sur cette façon de planifier et que vous vous dites : “c’est bien beau tout ça, mais quand il y a des urgences, on fait comment ?”. Oui, mais là aussi, Laodis utilise un outil qui l’aide, un outil vieux comme le monde (ou presque) : la matrice d’Eisenhower. Elle permet de prioriser les tâches en fonction de leur importance et de leur urgence. Certes, elle est assez simpliste, mais en complément d’autres méthodes, elle s’avère être un phénoménal outil d’aide à la décision.
Autre réserve quant à ces méthodes de time management ? L’idée que l’excès de planification serait une entrave à l’improvisation, au temps véritablement libre, à la créativité et à l’épanouissement personnel. Sur ce point, Laodis tient à nous rassurer, il n’est pas un automate ni un robot ! Il ne considère pas cette gestion du temps comme un carcan car il inscrit tous ces principes dans une direction de vie plus globale, qui ne concerne pas simplement le travail à court-terme. Par exemple, il réalise actuellement un court-métrage et la discipline temporelle qu’il s’impose est une véritable force pour avancer dans cet exercice.
Un autre exemple qui montre que l’application de ces principes n’est pas un frein à l’épanouissement personnel mais, qu’au contraire, il le favorise ? La faculté qu’ils donnent à se débarrasser des mauvaises habitudes. La lecture de Atomic Habits de James Clear a beaucoup aidé Laodis à prendre conscience que limiter ses mauvaises habitudes et les remplacer par des bonnes permet, à la longue, de réaliser une vraie plus-value. Il prend l’exemple des 10 min de téléphone après deux heures de travail en concentration maximale auxquelles on succombe tous. Remplacez-les par du sport, 10 min d’abdo par exemple, et en 2 mois, il y a une vraie différence constatée (faites le seulement si vous êtes en télétravail, au bureau on risque de trouver ça curieux 😅).
Le dernier conseil de Laodis
Enfin, pour tous ceux qui seraient encore sceptiques quant à leur capacité à mettre ces principes en application, Laodis conclut en disant qu’il ne faut pas se limiter dans ses ambitions : dès lors qu’on a envie de les atteindre, la gestion du temps devient une nécessité. La façon dont on gère son temps est si facilement améliorable que l’on aurait des regrets de ne pas s’être donné les moyens. Si vous souhaitez passer le pas, il conseille deux lectures pour commencer : Start with why de Simon Sinek et Principles de Ray Dalio qui vous aideront, à coup sûr, à mieux définir dans quelle direction vous voulez aller. Et nous, on vous conseille d’aller jeter un coup d’œil à sa newsletter pour vous inspirer dans vos projets et, pourquoi pas, vous accompagner dans la création de votre start-up.
Mais au fait, c’est qui Laodis et c’est quoi Pareto ? Laodis Menard est le cofondateur et la tête pensante derrière Pareto, le start-up studio made with 🧡 by CosaVostra. CosaQuoi ? CosaVostra est une agence de conseil tech et créative qui vous accompagne dans vos stratégies digitales pour vous faire gagner : en visibilité, en efficacité, en singularité. On se parle ?